L'assemblée générale

LA CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE

Elle doit, sauf urgence, être faite par lettre recommandée avec avis de réception, ou remise en mains propres contre émargement, au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. L'assemblée générale est, en principe, convoquée par le syndic qui peut le faire chaque fois qu'il le juge utile.

La convocation peut également être réclamée par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires détenant au moins un quart des voix, (sauf nombre de voix inférieur prévu par le règlement de copropriété).

Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée, sont notifiées au syndic.

Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander au syndic qu’il inscrive une ou des questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le syndic doit les porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois, si compte tenu de la date de réception, elles ne peuvent être inscrites à cette assemblée, le syndic les inscrit à l’assemblée suivante. La demande doit lui être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception.

Vos questions doivent être précises et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif.

La convocation doit contenir :

• L'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion de l'assemblée.
• L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée.
• Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre, et dont l'énoncé figure à l'ordre du jour ; ces pièces font l’objet d’une liste réglementée.

Se faire représenter à l'assemblée générale :

Un copropriétaire peut donner mandat pour être représenté à l'assemblée. A cet effet, un pouvoir en blanc est joint à la convocation. Le copropriétaire qui se fait représenter est tenu par les votes que son représentant (mandataire) a émis.

Evitez de donner votre pouvoir en blanc au syndic et choisissez la personne qui vous représentera. Le choix du mandataire est libre ; il peut s’agir d’un autre copropriétaire ou d’une personne étrangère à la copropriété, à l'exclusion toutefois du syndic, de son conjoint ou de ses préposés.

En principe, une même personne ne peut pas représenter plus de trois copropriétaires.

LE DÉROULEMENT DE L'ASSEMBLÉE

Une feuille de présence est établie ; elle doit être signée par tous les membres présents à l’assemblée.

Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence.

Au début de la réunion, l'assemblée générale désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l’imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.

Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

LE PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE

Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. A ce titre, il rédige le procès-verbal de séance qui constate les décisions prises en assemblée générale.

Le procès-verbal ne reprend plus le détail des discussions : il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix.

Le procès-verbal est authentifié par la signature, dès la fin de la séance, du président de l'assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.

L’ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservés dans les bureaux du syndic.

A l’issue de l’assemblée, le syndic notifie les décisions de l'assemblée générale (en pratique une copie du procès-verbal) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, par lettre recommandée avec avis de réception. Cette notification doit intervenir dans un délai de 2 mois à compter de la tenue de l'assemblée.

En général, il adresse également le procès-verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.

Les décisions prises en assemblée générale, relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé, affiché dans les parties communes de l'immeuble à destination des locataires.

COMMENT CONTESTER UNE DÉCISION ?

Les copropriétaires qui se sont opposés aux votes de l’assemblée générale et les copropriétaires défaillants, c’est-à-dire absents et non représentés, peuvent agir en contestation des décisions de l’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la notification que leur a faite le syndic.

L’action en contestation est introduite devant le tribunal de grande instance du lieu de la situation de l’immeuble, ce qui suppose l’intervention d’un avocat. Il faut notamment établir que les règles légales d’organisation, de fonctionnement et de prise de décisions de l’assemblée générale n’ont pas été respectées.

QUELLE MAJORITÉ POUR DÉCIDER ?

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant aux tantièmes, c’est-à-dire, la fraction représentative de son lot par rapport à l’ensemble de la copropriété. La loi du 10 juillet 1965 a prévu différentes règles de majorité, selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

• La majorité simple : article 24

C’est la majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée. Pour le calcul de cette majorité, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte.

• La double majorité : article 26

C’est la majorité de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents détenant les 2/3 des voix (tantièmes).

• La majorité absolue : article 25

C’est la majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents.

• L’unanimité :

Les décisions les plus graves qui peuvent mettre en cause la conservation de l’immeuble requièrent l’unanimité de tous les copropriétaires (l’unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas).